Makalah Manajemen Perpustakaan
ORGANIZING
Disusun
Oleh:
Kelompok
1
Maisura (531202830)
Indri Nadia (531202850)
Ismanidar (531202837)
Mukhlis (531202845)
FAKULTAS
ADAB DAN HUMANIORA
JURUSAN
ILMU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI AR-RANIRY
BANDA
ACEH
2014
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt, Karena rahmat-Nya penulis dapat
menyelesaikan dan dapat menyusun makalah yang berjudul “Organizing”.
Dengan harapan semoga makalah ini bisa bermanfaat dan menjadikan referensi bagi
kita semua. Makalah ini juga sebagai persyaratan guna memenuhi tugas kelompok
mata kuliah Manajemen Perpustakaan.
Pada
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang
telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan makalah ini. Penulis menyadari
bahwa makalah ini masih belum sempurna. Oleh karen itu, penulis mengharapkan
saran dan kritik membangun yang dtunjukan demi kesempurnaan makalah ini. semoga
makalah ini bisa bermanfaat bagi semua pihak.
Banda
Aceh, April
Penulis
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR........................................................................................................ i
DAFTAR
ISI........................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................ ...... 1
1.1. Latar
Belakang ................................................................................................ 1
1.2. Rumusan
Masalah...................................................................................... ...... 1
1.3. Tujuan
.............................................................................................................. 1
BAB II LANDASAN TEORITIS...................................................................................... 2
2.1.
Pengertian
Organizing...................................................................................... 2
2.2. Tujuan
Organizing..................................................................................... ...... 2
BAB III PEMBAHASAN................................................................................................... 4
3.1. Prinsip-Prinsip
Organizing......................................................................... ...... 4
3.2. Proses
Organizing............................................................................................. 4
3.3. Komponen-Komponen
Organizing ................................................................. 5
3.4. Kegiatan
Organizing ........................................................................................ 6
3.5. Hambatan
Organizing ...................................................................................... 7
3.6. Yang
Bertanggung Jawab Atas Organizing .................................................... 8
BAB IV PENUTUP............................................................................................................. 9
4.1. Kesimpulan................................................................................................ ...... 9
4.2.
Saran.......................................................................................................... ...... 9
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................. ...... 10
BAB
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada masa modern sekarang ini sangat
jelas bahwa sumber daya manusia termasuk sumber daya terbesar dalam berbagai
instalasi atau perusahaan-perusahaan. Dahulunya
sumber daya alam menjadi ukuran kekayaan bangsa,pada kenyataan sekarang
SDA bukanlah satu-satunya syarat kesuksesan yang menjadi pionir pertama yang
mungkin dianggap oleh semua orang .
Disini urgensi SDM dan bagaimana
mengelolanya dari hari ke hari semakin penting sebab itulah titik tolak dalam
kompetisi untuk meningkatan keseimbangan
dari hari ke hari. Dengan suasana seperti ini pembahasan organizing sebagai salah satu fungsi manajemen sangatlah
penting,dengan adanya organizing mampu merekrut SDM yang handal sekaligus
memperdayakan SDA yang ada.
Pengorganisasian membantu
problematika pekerjaan yang tetap kompetitif dalam dunia yang terus berubah,
organizing mampu menetapkan tugas-tugas dan mengelompokkan tugas-tugas kepada
orang yang tepat, serta mampu mengalokasikan sumberdaya dan penyebaran
sumberdaya organisasi untuk meraih tujuan-tujuan strategis.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa
yang dimaksud dengan organizing ?
2. Apa
saja prinsip dan bagaimana proses organizing ?
3. Apa-apa
saja komponen organizing ?
4. Siapa
yang bertanggung jawab atas organizing ?
1.3 Tujuan
Adapun
tujuan pembuatan makalah ini antara lain:
1. Memahami
tentang pengertian organizing
2. Dapat
mengetahui prinsip-prinsip organizing dan bagaimana proses organizing
3. Mengetahui
komponen-komponen organizing
4. Dapat
mengaplikasikan organizing didalam perpustakaan guna untuk memudahkan
kegiatan-kegiatan perpustakaan serta dapat mengetahui siapa orang yang
bertanggung jawab dalam organizing.
BAB II
LANDASAN
TEORITIS
2.1 Pengertian Organizing
Organizing (pengorganisasian) adalah
sistem kerjasama sekelompok orang, yang dilakukan dengan pembidangan dan
pembagian seluruh pekerjaan/tugas dengan membentuk sejumlah satuan atau unit
kerja, yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu-satuan atau unit kerja.
Kemudian dilanjutkan dengan menetapkan wewenang dan tanggung jawab
masing-masing, diikuti dengan mengatur hubungan kerjanya, baik secara vertikal,
horizontal maupun diagonal.
Pengorganisasian
adalah tugas yang dilakukan oleh seorang manajer untuk mengatur dan
menghubungkan pekerjaan yang akan dilaksanakan sehingga pekerjaan itu dapat
dilaksanakan secara paling efektif.
Organizing
–Mengorganisir- adalah proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai
tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer, yang
mempunyai kekuasaan yang perlu untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
Pengorganisasian merupakan fungsi
manajemen yang mengelompokkan orang dan memberikan tugas, menjalankan tugas
misi karena terbatasnya kemampuan seseorang dan meningkatkan volume pekerjaan
dalam suatu perusahaan yang bertumbuh, perlu adanya pembagian pekerjaan itu
maka muncullah bagian-bagian di dalam perusahaan.
Jadi dari pengertian di atas kesimpulannya
adalah Organizing merupakan proses yang menyangkut bagaimana strategi dan
taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur
organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang
kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja
secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
2.3 Tujuan Organizing
Tujuan pengorganisasian adalah agar
dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab. Dengan
pembagian tugas diharapkan setiap anggota organisasi dapat meningkatkan
keterampilannya secara khusus (spesialisasi) dalam menangani tugas-tugas yang
dibebankan. Apabila pengorganisasian itu dilakukan secara serampangan, tidak sesuai
dengan bidang keahlian seseorang, maka tidak mustahil dapat menimbulkan kegagalan
dalam penyelenggaraan pekerjaan itu.
Ada beberapa tujuan
pengorganisasian, yaitu:
1. Membantu
koordinasi
Memberi tugas pekerjaan kepada unit
kerja secara koordinatif agar tujuan organisasi dapat melaksanakan dengan mudah
dan efektif. Koordinasi dibutuhkan tatkala harus membagi unit kerja yang
terpisah dan tidak sejenis, tetapi berada dalam satu organisasi.
2.
Memperlancar pengawasan
Membantu pengawasan dengan
menempatkan seorang anggota manajer yang berkompetensi dalam setiap unit organisasi.
Dengan demikian sebuah unit dapat ditempatkan di dalam organisasi secara
keseluruhan sedemikian rupa agar dapat mencapai sasaran kerjanya walaupun
dengan lokasi yang tidak sama. Unit-unit operasional yang identik dapat
disatukan dengan sistem pengawasan yang identik pula secara terpadu.
3. Maksimalisasi
manfaat spesialisasi
Membantu seorang menjadi lebih ahli
dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu. Spesialisasi pekerjaan dengan dasar
keahlian dapat menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, sehingga
kemanfaatan produk dapat memberikan kepuasan dan memperoleh kepercayaan
masyarakat pengguna.
4.
Penghematan biaya
Tumbuh pertimbangan yang berkaitan
dengan efisiensi. Dengan demikian pelaku organisasi akan selalu berhati-hati
dalam setiap akan menambah unit kerja baru yang notabene menyangkut
penambahan tenaga kerja yang relatif banyak membutuhkan biaya tambahan berupa
gaji/upah. Penambahan unit kerja sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan nilai
sumbangan pekerja baru dengan tujuan untuk menekan upah buruh yang berlebihan.
5. Meningkatkan
kerukunan hubungan antar manusia
Masing-masing pekerja antar unit
kerja dapat bekerja saling melengkapi, mengurangi kejenuhan, menumbuhkan rasa saling
membutuhkan, mengurangi pendekatan materialistis. Untuk ini pihak manajer
harus mampu mengadakan pendekatan sosial dengan penanaman rasa solidaritas
dan berusaha menampung serta menyelesaikan berbagai perbedaan yang bersifat
individual.
BAB
III
PEMBAHASAN
3.1 Prinsip-Prinsip Organizing
Prinsip-prinsip organizing yang
membantu dalam hal pengidenfikasian, pembagian, dan pengelompokan kerja adalah
sebagai berikut:
1. Laksanakan
persiapan dan pelaksanaan rencana operasi dengan cermat.
2. Organisasilah
fakta-fakta manusia dan bahan-bahan demikian rupa, hingga mereka konsisten
dengan sasaran sumber-sumber daya dan tuntutan-tuntutan perusahaan.
3. Tetapkanlah
sebuah otoritas tunggal, yang kompeten, enerjetik, dan yang mampu membina
struktur manajemen formal.
4. Laksanakan
koordinasi semua kegiatan dan upaya.
5. Rumuskan
keputusan-keputusan yang jelas yang bersifat khas dan tepat.
6. Laksanakan
seleksi secara efisien, demikian rupa, hingga setiap departemen dipimpin oleh
seorang manajer yang kompeten, enerjetik, dan para karyawan ditempatkan pada
jabatan dimana mereka dapat berperan semaksimal mungkin.
7. Rumuskan
tugas-tugas.
8. Rangsanglah
inisiatif dan tanggung jawab.
9. Tetapkanlah
imbalan layak dan cocok untuk jasa-jasa karyawan.
10. Manfaatkan
sanksi-sanksi apabila terjadi kesalahan-kesalahan.
11. Pertahankan
disiplin.
12. Upayakan
agar semua kepentingan individual konsisiten dengan kepentingan umum organisasi
yang bersangkutan.
13. Laksanakan
prinsip kesatuan perintah.
14. Upayakan
adanya koordinasi bahan-bahan dan manusia.
15. Tetapkan
dan laksanakan berbagai macam kontrol.
16. Hindarilah
regulasi (berlebihan), red tape (prosedur yang berbelit-belit yang tidak
efesien), dan pekerjaan administratif yang bertele-tele.
3.2 Proses Organizing
Proses organizing (pengorganisasian)
dapat tercapai dengan melalui langkah-langkah berikut:
1. Pahamilah
sasaran-sasaran untuk apa kita meleksanakan kegiatan pengorganisasian.
2. Laksanakan
pembagian pekerjaan menjadi aneka macam kegiatan, guna meraih keuntungan dari
spesialisasi pekerjaan.
3. Laksanakan
kombinasi kegiatan-kegiatan dalam kesatuan yang logikal atau departemen-departemen
yang didasarkan atas teknologi dan tugas-tugas yang akan dilaksanakan.
4. Tetapkan
siapa saja yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut., berdasarkan
kualifikasi dan kemampuan karyawan yang ada.
5. Sediakanlah
sebuah tempat kerja yang sesuai, disertai fasilitas yang memadai dengan apa
para karyawan akan bekerja.
6. Laksanakan
pendelegasian otoritas yang sesuia dan jelaskan tanggung jawab setiap orang
hingga hubungan-hubungan antara para karyawan dapat dipahami oleh semua tanpa
kecuali.
3.3 Komponen-Komponen Pengorganisasian
Ada empat komponen-komponen nyata
dari pengorganisasian, dan
komponen-komponen itu dapat diingat
dengan perkataan “WERE”, yang berarti “Work, Employes, Relationships,
and Environment”.
1.
Pekerjaan. Fungsi yang akan dijalankan berasal dari tujuan-tujuan yang
dinyatakan itu. Mereka merupakan landasan bagi organisasi. Fungsi-fungsi itu
dipisah-pisahkan dalam sub fungsi –subf fungsi dan seterusnya dalam sub-sub
fungsi. Hal ini dilakukan karena: (a.) pembagian pekerjaan di kalangan sebuah
kelompok menghendaki, bahwa pekerjaan itu harus dibagi-bagi dan (b)
spesialisasi pekerjaan mengharuskan satuan-satuan tugas yang kecil-kecil.
2.
Pegawai-pegawai. Kepada setiap orang ditugaskan suatu bagian khusus dari pekerjaan
keseluruhannya. Lebih disukai, kalau penugasan itu akan memberikan pengakuan
sepenuhnya kepada perhatian pegawai itu, prilakunya, pengalamannya dan
kecakapannya. Pengakuan ini adalah vital dalam mengorganisir.
3.
Hubungan-hubungan. Ini merupakan kepentingan utama dalam pengorganisasian. Hubungan
seorang pegawai dengan pekerjaan, interaksi seorang pegawai dengan yang lain
dan dari satuan unit pekerjaan dengan unit pekerjaan lain, merupakan isu-isu
yang menentukan pengorganisasian. Keselarasan dan kesatuan usaha mungkin hanya
kalau hubungan-hubungan ini baik. Kebanyakan persoalan dalam pengorganisasian,
sampai beberapa jauh, menyangkut kesulitan-kesulitan hubungan.
4.
Lingkungan. Komponen nyata terakhir ini dari pengorganisasian mencakup
alat-alat fisik dan iklim umum, dalam mana para pegawai akan melaksanakan
pekerjaan. Lokasi, peralatan, meja-meja, fomulir-fomulir, penerangan, semangat
umum, dan, sikap-sikap adalah contoh-contoh dari faktor-faktor yang membentuk
lingkungan.
3.4 Kegiatan
Organizing
1. Mengembangkan
struktur organisasi
Struktur organisasi adalah cara
suatu aktifitas organisasi di bagi,di organisasi,dan di koordinasikan untuk
mengidentifikasi dann mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang akan di
laksanakan.
2. Mengkoordinasi
Mengkoordinasi adalah proses
mengintergrasi sasaran-sasaran aktivitas
dari unit kerja yang terpisah (departemen atau area fungsional) agar dapat
merealisasi sasaran organisasi secara efektif sehingga mencapai organisasi .
3. Mendisain
organisasi
mendisain organisasi adalah proses
cara memilih suatu struktur organisasi yang cocok terhadap suatu strategi
tertentu dan lingkungan tertentu, yang sangat krusial terhadap kelangsungan
hidup organisasi.
4. Mendelegasikan
tugas yang dilakukan oleh seorang
manajer untuk mempercayakan tanggung
jawab dan wewenang kepada orang-orang lain dan menciptakan pertanggung
jawaban atas hasil-hasil pekerjaan.
5. Menetapkan
hubungan
Tugas yang dilakukan oleh seorang
manajer untuk menciptakan kondisi-kondisi yang perlu untuk usaha-usaha kerja
sama antara semua orang.
6. Wewenang
7. Kekuasaan
dan hak yang di berikan pada suatu posisi
8. Pertanggungjawaban
9. Kewajiban
melakasanakan tanggung jawab dan mempergunakan wewenang sesuai dengan
norma-norma pelaksanaan yang telah di tetapkan.
10. Adanya
spesiasasi dan pembagian
11. Adanya
rentang kendali yang sesuai dengan kemampuan sporfisi seseorang
12. Adanya
unsur lain dan staf.
Apabila manajer sudah menetapkan
tujuan dan membuat rencana/program untuk mencapainya, ia harus segera merancang
dan mengembangkan organisasi yang akan dapat melaksanakan program itu dengan
baik. Tujuan yang berbeda akan
membutuhkan jenis organisasi yang berbeda untuk mencapainya.
Sebagai contoh, organisasi yang
bertujuan mengembangkan perangkat lunak komputer akan berbeda jauh dengan yang
ingin memproduksi blue jeans yang membutuhkan teknik ban berjalan yang efesien,
sedangkan penulisan program komputer membutuhkan tenaga profesional, seperti
analisis sistem, programer, atau paling tidak operator. Walaupun mereka harus
berinteraksi secara efektif, orang-orang seperti itu tidak dapat diorganisasi
seperti ban berjalan. Jadi manajer harus memiliki kemampuan untk menentukan
jenis organisasi apa yang akan dibutuhkan untuk mencapai seperangkat tujuan
tertentu, dan mereka harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan jenis
organisasi itu serta memimpinnya.
3.5 Hambatan dalam Organizing
Setiap organisasi akan mendapatkan
hambatan dan rintangan dalam menciptakan, mempertahankan, dan mengembangkan
kerja sama dalam suatu organisasi, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Budaya
birokrasi, yang dilaksanakan dan dikembangkan secara berlebih-lebihan, dengan
memberlakukan secara ketat hubungan kerja berdasarkan jabatan, posisi,
kepangkatan dan esselonisasi.
2. Para
pimpinan sebagai pejabat struktural pada setiap jenjang jabatan membatasi diri
pada hubungan kerja formal dan menghindari hubungan kerja informal.
3. Forum
komunikasi dan koordinasi yang longgar dan tidak terikat pada formalitas kurang
didayagunakan.
4. Usaha
saling melakukan pendekatan secara informal, dengan saling membantu dan saling
menunjang dalam melaksanakan pekerjaan.
5. Analisis
pekerjaan/jabatan (Job Analysis) tidak dilakukan sehingga deskripsi pekerjaan
menjadi tidak jelas, mudah terjadi tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab.
3.6 Orang yang Bertanggungjawab
atas Organizing
Apabila banyak orang yang terlibat
dalam pelaksanaan tindakan besar dan koordinasi, maka pertanyannya yang muncul
apa yang dilakukan dan siapa yang melakukan. Jika ini dibiarkan begitu saja
maka yang lebih kuat akan merajai. Hasil mungkin tercapai tetapi terlalu
pemborosan dan mengorbankan banyak orang
maka cara yang lebih baik ialah menetapkan lebih dahulu apa yang harus
dikerjakan untuk mencapai sasaran, kemudian menetapkan tugas-tugas penting
sehingga dapat dilaksanakn dengan paling efektif oleh orang-orang yang bertanggung jawab untuk
melaksanakannya.
Dalam pengorganisasian, manajer
menentukan bersama timnya, seluruh pekerjaan yang harus di lakukan untuk
mencapai keseluruhan sasaran yang telah
di tetapkan. Dengan mempertimbangkan nasihat kelompok pembantunya, dia
memutuskan posisi-posisi mana yang perlu diciptakan, dan apa tugas setiap orang
yang akan ditempatkan pada masing-masing posisi itu. Dengan bekerja sama dengan
atasannya dan kelompok-kelompok lain, dia mengatur dan membuat hubungan antara
tugas-tugas yang telah diciptakan sehingga terbentuk posisi-posisi, unit-unit, dividi-dividisi,
dan departemen-departemen serta komponen-komponen organisasi lainnya yang
efesien dan berimbang.
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
1. Organizing
merupakan proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah
dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang
tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat
memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan
efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
2. Komponen-Komponen Pengorganisasian:
1) Pekerjaan
2) Pegawai
3) Hubungan-hubungan
4) Lingkungan
3. Dalam
pengorganisasian, manajer menentukan bersama timnya, seluruh pekerjaan yang
harus di lakukan untuk mencapai
keseluruhan sasaran yang telah di tetapkan. Dengan mempertimbangkan
nasihat kelompok pembantunya, dia memutuskan posisi-posisi mana yang perlu di
ciptakan, dan apa tugas setiap orang yang akan
ditempatkan pada masing-masing posisi itu.
4.2
Saran
Akhirnya, sesuai dengan kata pepatah “tiada gading
yang tak retak”, penulis mengharapkan saran dan kritik, khususnya dari teman
seprofesi dan dosen pemimbing. Penulis menyadari bahwa apa yang
telah dibuat penulis masih banyak kekurangan, oleh karena itu masih diperlukan
lagi pengembangan lebih lanjut untuk perbaikan ke depan.
DAFTAR PUSTAKA
